Vous manquez de place pour organiser vos réunions dans votre local ? La solution simple, rapide et économique est la location de salle de réunion. C’est même avantageux pour votre entreprise et vos collègues.
Pourquoi louer une salle de réunion ?
La location d’une salle de réunion originale a de nombreux avantages. Cela permet notamment de :
Profiter d’un espace dédié
La plupart des auto-entrepreneurs travaillent à domicile ou dans un espace de coworking pour économiser de l’argent. Pour les réunions ou les rencontres avec les clients, il faut un endroit plus professionnel, un espace équipé et confortable. La location de salle de réunion se présente ainsi comme une solution intéressante.
Fêter l’anniversaire de votre société ? Lancement d’un nouveau produit ? Organiser votre assemblée générale ou tout simplement accueillir de nouveaux clients ? Bref, les raisons d’organiser une réunion sont nombreuses et ces rassemblements sont fréquents durant la vie d’une entreprise.
Accéder à un matériel professionnel
La location de salles de réunion vous donne de suite accès à un espace aménagé et équipé. En général, la salle doit disposer de :
- un système de conférence téléphonique,
- un wifi professionnel haut débit offrant une fluidité d’accès,
- un écran interactif pour des échanges dynamiques
Investir dans de tels équipements en interne n’est pas évident, car vous n’utilisez pas ce matériel tous les jours. Pour plus de rentabilité, il est préférable d’externaliser les réunions dans une salle déjà équipée. C’est plus avantageux. Par ailleurs, vous n’avez plus besoin de vous occuper de la mise en place ou de l’agencement de la salle. Le loueur se charge de tout selon vos besoins et vos demandes. Le nombre de chaises et de tables nécessaire, la qualité de l’éclairage, le matériel à installer (micro, vidéoconférence, etc.), etc. sont préparés par le loueur.
Sortir de votre cadre habituel
La location de salle de réunion permet de stimuler la créativité de vos collaborateurs puisqu’ils sortent de leur cadre de travail habituel. Déjà, ils sont curieux de voir l’endroit où se déroulera la réunion. Ce changement de cadre peut faciliter les échanges et les discussions. Cette convivialité impacte grandement sur leur motivation et laisse place à la productivité et au partage.
Les critères essentiels pour choisir une salle de réunion
La salle de réunion à choisir doit répondre aux besoins de tous les participants à la réunion.
La capacité d’accueil de la salle
C’est le premier critère à prendre en compte. En effet, l’espace doit être assez grand pour accueillir tous les participants. Aussi, déterminez à l’avance le nombre exact de participants. Si vous ne recevrez qu’une trentaine de personnes, inutile de réserver une salle pouvant en accueillir une centaine.
Sa localisation
Le second élément important que vous devez considérer, c’est la localisation de la salle. Si votre réunion a lieu dans une grande ville comme Paris, optez pour un quartier dynamique. Il est également conseillé de sélectionner une salle se trouvant à proximité des commerces et des transports en commun.
Le service et matériel à disposition
Un des éléments importants concerne bien évidemment le service et la liste des équipements qui vous sont mis à disposition. Le coût de la location doit comprendre tout le nécessaire pour une réunion réussie.